Cette semaine, nous parlons avec Jocelyn Cote, administratrice FundScrip pour le Sudbury Laurels Gymnastics Club, de son expérience avec le programme.
FundScrip : Bon, comme vous le savez, cette entrevue à pour but d’aider d’autres personnes qui viennent de commencer un programme de collecte de fonds avec FundScrip ou qui son déjà impliquées, mais qui pourraient avoir besoin d’un peu d’aide. Nous vous avons identifiée comme quelqu’un dont le programme a connu un franc succès, alors pour commencer, vous pourriez peut-être me parler un peu de votre projet…
Jocelyn : D’accord. Bon, notre groupe est le Sudbury Laurels Gymnastics Club et nous existons depuis longtemps, mais nous ne travaillons avec FundScrip que depuis cette année. Bien sûr, comme avec n’importe quel club, nous devons collecter beaucoup de fonds. Nous faisions affaire avec une autre société de « scrip » avant, alors nos membres connaissaient un peu ce type de programme. Nous avons été ravis de voir que vous étiez très constant, que les cartes arrivaient chaque semaine et qu’il n’y avait pas de commandes en souffrance. Nos participants ont eu très vite confiance en vous et en votre programme.
FundScrip : Je vois. Avez-vous eu ce genre de problèmes avec le programme que vous utilisiez avant?
Jocelyn : Oui. En fait on allait le laisser tomber. Puis, quelqu’un au travail est venu me voir et m’a demandé : « vous faites ce truc avec les cartes, non? » et il voulait en savoir plus, mais la compagnie dont il parlait était la vôtre. Je ne savais pas qu’une autre compagnie faisait la même chose. Je lui ai parlé de mon expérience et puisque nous allions abandonner l’autre programme, je me suis dit que je n’avais rien à perdre à vous appeler pour voir ce que vous proposiez… votre site Internet était en place et c’est ce que j’ai le plus apprécié : nos membres peuvent se rendre sur le site et passer leurs propres commandes.
La dernière année, c’est moi qui passais les commandes pour tous les membres. Tous les samedis matin, je m’occupais des commandes et puis j’allais à la banque : ça me prenait à peu près 2 heures par semaine.
FundScrip : Ce qui n’est pas énorme, mais c’est tellement plus pratique quand les membres participants le font eux-mêmes!
Jocelyn : Tout à fait. Quand vous avez des enfants, quand vous avez une famille, vous partez parfois en fin de semaine, alors ça n’est vraiment pas pratique d’avoir à faire ça. Ça n’a l’air de rien, mais quand vous faites du bénévolat et que vous êtes occupé à autre chose, moins vous y passez de temps, plus ça vous rapporte.
FundScrip : Donc vous vous êtes tournée vers ce programme basé sur la participation de membres. Comment avez-vous réussi à convaicre vos membres participants alors que vous aviez eu des problèmes avec le dernier programme?
Jocelyn : En fait, nous avions quelques irréductibles qui aimaient vraiment le programme, qui pensaient que c’était la chose la plus facile et la plus évidente à faire. Il suffisait de se procurer ses cartes et d’acheter son épicerie et son essence. Ça ne dérangeait personne et il n’y avait rien à vendre. Nous avions donc un groupe dès le départ. Nous étions environ 5 ou 6 convaincus de le faire. Aussi, avec notre club, nous sommes obligés de collecter des fonds. Chaque membre doit collecter un certain montant, en fonction du niveau de leur athlète, de leur enfant. Si votre enfant est à un niveau plus avancé, comme ma fille qui s’entraîne 12 heures par semaine, nous avons mis au point une formule qui dit que si elle est au niveau provincial (pour la compétition) et qu’elle s’entraîne autant d’heures, elle devrait collecter 450 $. Celles qui viennent d’arriver, qui s’entraînent seulement 6 à 10 heures par semaine et sont seulement invitées ou au niveau interclubs collectent 250 $.
Alors, quand nous avons commencé en septembre, nous savions que nous devions, enfin, que je devais collecter 450 $. Notre club a proposé 4 activités de collecte que nous pouvions faire pendant l’année et FundScrip en faisait partie. Nous avions aussi les sondages, la collecte de fonds par l’organisation de BBQ avec M&M's et la vente de petits bâtons de pepperoni. Les parents avaient plusieurs options parce que certains parents n’avaient pas les moyens de participer à FundScrip; il faut avancer l’argent et être rigoureux afin d’utiliser vos cartes à chaque fois.
C’était notre motivation… Je veux dire par là que nous n’avions pas le choix. Si vous ne collectiez pas de fonds, vous deviez débourser l’argent… soit vous sortiez 450 $ de votre poche, soit vous collectiez ce montant. Certains parents ont combiné FundScrip et les sondages– c’est ce que notre famille a fait. Nous avons collecté 100 $ avec les sondages et 350 $ avec FundScrip.
FundScrip : Je vois. Vous deviez donc faire face à deux défis : a) vous quittiez un programme qui ne marchait vraiment pour vous , et b) vous passiez d’un modèle de collecte de fonds centré sur l’administrateur à un modèle centré sur les membres participants dans lequel ceux-ci allaient devoir faire tout le travail que vous preniez en charge. Comment avez-vous surmonté ces obstacles? Quand vous avez commencé FundScrip, vous aviez un noyau dur de 5 personnes; combien de membres participants avez-vous maintenant?
Jocelyn : 43 personnes sont inscrites, mais nous passons régulièrement 12 à 15 commandes toutes les deux semaines.
FundScrip : Bon, vous êtes passés de 5 à 43 inscrits. Comment avez-vous fait la transition? Surtout après une première expérience plutôt mauvaise.
Jocelyn : Nous avons mis de l’avant ce qu’on m’avait dit. À savoir qu’on n’aurait pas de problèmes de commande en souffrance avec votre compagnie… parce que c’était vraiment une grande source de frustration; votre paquet arrivait et, sur les 10 cartes que vous aviez commandées, vous en receviez 1. Il fallait ensuite revenir quelques jours plus tard pour prendre le reste de la commande si elle arrivait…
Quand nous avons parlé à votre représentante, elle nous a beaucoup aidés et tout s’est passé très facilement. Elle m’a donné la formation par téléphone en une heure environ et elle m’a guidée sur le site Internet pour la partie en ligne. En une heure j’étais complètement emballée!
L’autre chose que je voulais vérifier quand le rapport est arrivé, c’était de voir si on nous versait bien tout l’argent qu’on était censé recevoir. Croyez-le ou non, c’est un problème que nous avons aussi eu avec l’autre compagnie.
FundScrip : Ça c’est un gros problème!
Jocelyn : Oui, parce que ce qu’ils avaient dans leur système ne s’accordait pas avec ce que nous avions dans le nôtre. Il semblait toujours nous manquer de l’argent. Évidemment, ça nous a mis sur nos gardes. Quand le premier chèque de FundScrip est arrivé, j’ai tout de suite regardé et c’était exactement ce que nous devions recevoir, je suis ça de près. Ça m’a rassurée et je me suis dit que je pouvais faire confiance à votre compagnie. Nous n’avons jamais eu de commandes en souffrance, les cartes sont toujours arrivées et nous n’avons jamais eu aucun problème.
FundScrip : Je suis contente de vous entendre dire ça.
Jocelyn : Nous sommes ravis.
FundScrip : Pour en revenir au programme que vous avez mis en place, centré sur les membres participants, comment faites-vous pour les garder motivés et les faire commander chaque semaine? Je comprends qu’ils sont motivés, car ils doivent collecter des fonds,mais au-delà de ça?
Jocelyn : Je pense que ça vient du fait qu’il n’y a rien à vendre. Vous n’avez pas à acheter quelque chose dont vous n’avez pas besoin. Vous recevez vos cartes et vous les utilisez pour faire votre magasinage habituel. Ensuite, une partie de ce que vous avez dépensé vous revient et vous pouvez suivre au fur et à mesure le montant de votre collecte. Mon objectif était de 350 $. J’ai pu m’organiser et réfléchir à ce que j’allais acheter jusqu’à la fin juin pour atteindre mon but. Il faut que je fasse l’épicerie de toute façon, alors une fois que vous avez mis en place une routine, c’est facile; vos cartes arrivent et vous allez faire votre épicerie. Pour moi c’était parfait parce que je sais que je dépense 250 $ toutes les deux semaines.
FundScrip : Alors finalement, vous trouvez que vos membres participants n’ont pas de problèmes; ils savent combien d’argent ils doivent collecter et vous n’avez pas vraiment besoin de les pousser, c’est bien ça?
Jocelyn : Oui. Nos membres connaissaient le programme offert par l’autre compagnie, ils aimaient l’idée, mais…
FundScrip : mais la mise en œuvre laissait à désirer.
Jocelyn : Oui, avec votre programme, je suis arrivée en septembre pour faire la présentation et j’ai dit : « cette société a une bonne réputation »; j’ai aussi apporté un peu d’aide. Quand j’ai envoyé mes courriels, ç’a été facile de mobiliser les participants. Vous leur avez envoyé le lien qui contenait le code d’inscription ; tout ce qu’ils ont eu à faire c’était d’entrer leur nom et leur adresse et d’activer leur compte. J’ai trouvé le processus très facile.
FundScrip : Est-ce que la majorité de vos membres participants utilisent le transfert électronique de fonds?
Jocelyn : Ils n’ont pas le choix. Nous l’avons rendu obligatoire.
FundScrip : Oh, d’accord… Et on ne vous a pas opposé trop de résistance?
Jocelyn : Je pense que tous ceux qui n’étaient pas d’accord n’ont pas participé. Les autres savaient que la compagnie avec laquelle nous faisions affaire était une banque. Alors, le fait qu’une banque s’occupe des fonds inspirait confiance à nos membres participants. Quand les membres se sont embarqués dans le programme, qu’ils ont vu avec quelle facilité ils pouvaient passer commande et que les cartes sont arrivées, ils ont été convaincus.
FundScrip : Alors, en ce qui concerne le TEF, je suppose que vous n’avez jamais eu de problèmes?
Jocelyn : Bon, au début, j’ai reçu quelques appels : « Qu’est-ce qu’il faut que je fasse avec mon TEF », etc.
FundScrip : Mais en ce qui concerne son fonctionnement…
Jocelyn : Non, aucun problème.
FundScrip : Alors, la question était de savoir comment vous aviez commencé.
Jocelyn : Oui. Je leur ai donné un numéro de téléphone sans frais et je n’ai même pas eu à m’en occuper! C’était merveilleux.
FundScrip : C’est fantastique! Combien d’argent avez-vous collecté?
Jocelyn : Nous avons dépassé les 4000 $ et je prévois que nous atteindrons 5000 $ d’ici la fin juin.
FundScrip : Excellent. Et vous faites ça depuis combien de mois?
Jocelyn : Depuis septembre.
FundScrip : Alors ça fait seulement 9 mois. C’est fantastique… Et vous le faites en achetant les choses que vous achèteriez tous les jours de toute façon.
Jocelyn: Exactement.
FundScrip : Avez-vous essayé d’autres méthodes pour collecter des fonds par le passé?
Jocelyn : Bon, nous avons essayé les barres de chocolat, ce que je déteste…
FundScrip : Alors, que pensez-vous de FundScrip, comparé aux autres méthodes de collecte de fonds que vous avez utilisées?
Jocelyn : Pour moi, c’est la meilleure. Vous n’avez rien à faire; pas de casse-tête adminstratif, vous n’avez pas à demander à vos membres de sortir vendre quoi que ce soit, tout ce qu’ils ont à faire c’est d’acheter des cartes en ligne et de venir les ramasser. Selon moi, FundScrip dépasse toutes les activités de collecte de fonds que nous avons pu mener.
FundScrip : C’est gratifiant d’entendre ça. Maintenant, j’ai cru comprendre que vos membres participants demandaient à leurs collègues de travail d’acheter également des cartes.
Jocelyn : Certains d’entre eux le font, et d’autres ont inscrit un parent pour qu’il puisse commander des cartes et aider à soutenir leurs petits-enfants. Nous avons donc les membres participants, mais aussi leur famille.
FundScrip : Vous avez l’air de penser que ce programme est le meilleur parmi ceux que vous avez pu essayer. Quelles réactions avez-vous reçues de ceux qui vos soutiennent?
Jocelyn : Tous sont d’accord : je n’en ai entendu que du bien.
FundScrip : Et bien c’est fantastique. Alors, sachant évidemment que ceci va se retrouver sur notre blogue et que l’objectif est d’aider les nouveaux administrateurs de programme de même que ceux qui pourraient faire face à des défis dans leur collecte de fonds; quels conseils leur donneriez-vous pour rendre le programme efficace?
Jocelyn : Voyons, je pense à la façon de donner de l’information aux participants. Vous proposiez beaucoup de brochures et de suggestions dans votre coffre au trésor. Vous aviez de nombreux modèles de lettres que j’ai utilisés pour écrire à nos participants. J’ai trouvé ces outils vraiment très utiles. J’ai aussi mis des affiches dans notre club et sur notre tableau d’affichage, pour que nos membres puissent les lire. Aussi, il faut bien leur préciser que même si ce sont des cartes-cadeaux, elles ne sont pas exclusivement faites pour offrir. Il faut les faire penser à acheter leur épicerie et leur essence.
Quand j’ai rencontré les parents en septembre, je leur ai donné un scénario. Je leur ai dit : « voilà ce que je fais : j’achète pour 250 $ d’épicerie et 100 $ d’essence toutes les deux semaines ». Puis j’ai fait les calculs avec eux et je leur ai montré qu’au cours de la période en question, leurs fonds étaient collectés.
Alors ça a été très utile de donner ces informations à nos membres au début de l’année.
FundScrip : Vous conseillez donc de tirer profit de tous les outils que nous mettons à la disposition des administrateurs pour faciliter les communications avec vos membres participants et pour leur démontrer, avec des exemples concrets, comment ils peuvent atteindre leurs objectifs.
Jocelyn : Absolument.
FundScrip : Imaginons que vous vous adressiez à quelqu’un qui se demande si oui ou non ce programme était vraiment une bonne idée pour eux, que lui diriez-vous pour terminer?
Jocelyn : Je dirais, avec mon expérience passée avec d’autres compagnies, que j’encourage totalement FundScrip. Ils sont attentifs à vos besoins, constants et ils tiennent parole. Il n’y a pas de commandes en souffrance, vos envois arrivent comme prévu; même le processus d’activation a été simple. Les cartes sont toujours bonnes et les parents sont très satisfaits du programme, comparé à l’autre compagnie avec laquelle nous faisions affaire. Vous savez que j’ai cette expérience, alors je pourrais les rassurer; je ne pourrais pas dire la même chose au sujet de cette autre compagnie.
FundScrip : Excellent. Je tiens à vous remercier de votre participation. Vous nous avez fourni des informations très utiles que vous verrez sur le blogue lundi!
